Por medio de Microsoft Access, se puede administrar gran cantidad de información en un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, se puede utilizar:
- Tablas para almacenar los datos.
- Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
- Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas
- Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
- Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet .
- Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
Primer paso al crear una base de datos en Acces
Al abrir el programa de Microsoft Office Acces aparecerá una página como esta:
Para crear la base de datos deberás pulsar en "Base de datos en blanco". A la derecha nos aparecerá la opción de el nombre del archivo y en que carpeta guardarlo, y le damos a "crear".
Crear tablas de datos
Lo primero que tendremos que hacer después de crear el archivo serán crear las tablas de datos.Con estas tablas será con lo que trabajaremos todo el rato.
Así será la hoja donde se pongan los datos de la tabla:
Deberás guardar las tablas individualmente y ponerlas un nombre.Después deberá añadir los campos en el botón "Ver" situado arriba a la izquierda, ahí usaremos solo la opción "Vista hoja de datos" y "Vista diseño".
En vista diseño se añadirán los campos que necesitemos.
En "nombre del campo" pondremos el nombre que nosotros queramos y en "tipo de datos" tendremos que poner como serán los datos que introduzcamos en ese campo, por ejemplo si e texto, números, una fecha, etc. Después de hacer esto tendremos que volver a guardar la tabla.
En el ejemplo de una biblioteca,estas serían las posibles tablas: Libros, préstamos y socios.Así podría quedar una tabla ya hecha:
Relacionar tablas de datos
Esto será muy útil, ya que se relacionarán campos de una tabla.
Para hacer esto tendrás que irte en la barra superior tendrás que irte a "Herramienta de base de datos" y pinchar en relaciones.Aquí deberás agregar las tablas que tengas.
Para relacionar un campo con otro tienes que convertirlos en campos claves.Eso se hace en la vista diseño de las tablas, deberás asignar el símbolo de la "llave" al campo clave
En mi ejemplo tengo 3 tablas y lo explicaré mediante ese ejemplo.
Las 3 tablas de abajo serán las tablas agregadas para relacionar. Como puedes observar, solo hay 2 tablas que tengan campo clave, esto es para que se puedan relacionar un campo con otro.Se deben relacionar campos iguales, yo tengo relacionado el campo de libros de la tabla "Libros" con el campo libros de la tabla de " Préstamos", de esta tabla relacionaré el campo nº de socios con el mismo campo en la tablas "Socios". Para relacionar solo tienes que pinchar en un campo y llevarlo un campo de la otra tabla, te aparecerá un cuadro como el de la captura de arriba, pincha en exigir integridad referencial y dale a crear.
Cuidado: Los datos de los campos iguales tienen que estar escritos igual en las 2 tablas, por ejemplo, si en la tabla socios en el campo nºde socio hay unos números y en la tabla préstamos, en el mismo campo hay otros números, no te dejará hacer las relaciones.
Al final podrás ver el resultado de las relaciones en las tablas principales.
En vista diseño se añadirán los campos que necesitemos.
En "nombre del campo" pondremos el nombre que nosotros queramos y en "tipo de datos" tendremos que poner como serán los datos que introduzcamos en ese campo, por ejemplo si e texto, números, una fecha, etc. Después de hacer esto tendremos que volver a guardar la tabla.
En el ejemplo de una biblioteca,estas serían las posibles tablas: Libros, préstamos y socios.Así podría quedar una tabla ya hecha:
Relacionar tablas de datos
Esto será muy útil, ya que se relacionarán campos de una tabla.
Para hacer esto tendrás que irte en la barra superior tendrás que irte a "Herramienta de base de datos" y pinchar en relaciones.Aquí deberás agregar las tablas que tengas.
Para relacionar un campo con otro tienes que convertirlos en campos claves.Eso se hace en la vista diseño de las tablas, deberás asignar el símbolo de la "llave" al campo clave
En mi ejemplo tengo 3 tablas y lo explicaré mediante ese ejemplo.
Las 3 tablas de abajo serán las tablas agregadas para relacionar. Como puedes observar, solo hay 2 tablas que tengan campo clave, esto es para que se puedan relacionar un campo con otro.Se deben relacionar campos iguales, yo tengo relacionado el campo de libros de la tabla "Libros" con el campo libros de la tabla de " Préstamos", de esta tabla relacionaré el campo nº de socios con el mismo campo en la tablas "Socios". Para relacionar solo tienes que pinchar en un campo y llevarlo un campo de la otra tabla, te aparecerá un cuadro como el de la captura de arriba, pincha en exigir integridad referencial y dale a crear.
Cuidado: Los datos de los campos iguales tienen que estar escritos igual en las 2 tablas, por ejemplo, si en la tabla socios en el campo nºde socio hay unos números y en la tabla préstamos, en el mismo campo hay otros números, no te dejará hacer las relaciones.
Al final podrás ver el resultado de las relaciones en las tablas principales.
Crear formularios
Ahora explicaré como hacer formularios, una herramienta para ver, actualizar o crear nuevos datos, por ejemplo nos puede servir para crear un nuevo socio sin necesidad de irnos a las tablas.
Para hacerlos pincha en el botón "crear" en la barra superior y pincha en el botón "Formulario".
Los formularios se te crearán automáticamente y serán de la tabla en la que estés.Un formulario puede quedar así:
Crear informes
Los informes nos permitirán analizar e imprimir datos con un diseño específico.
Se crearán igual que los formularios, solo que en vez de pulsar en formularios deberás pulsar dentro de la opción "crear" en "informes".Un informe acabado podría quedar así:
Crear consultas
Las consultas nos servirán para buscar los datos que necesitemos.
Para crearlas pincha en "asistente para consultas" , una vez ahí, te aparecerá un cuadro donde hay diferentes formas de crear consultas, nosotros haremos las consultas sencillas.
Cuando hayamos elegido nuestra consulta nos pedirán que incluyamos los campos que queremos que aparezcan.En esta consulta incluiremos campos de diferentes tablas, por lo que tenemos que elegir los campos que nos interesen.
A continuación le damos a finalizar y ya tendremos nuestra consulta.
Como puedes ver, el diseño de la consulta es igual que el de las tablas de datos.
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